politik

sebuah catatan untuk manajemen dan kepemimpinan


MANAJEMEN

Ketika seseorang menduduki jabatan tertentu terdapat perbedaan mencolok dalam hubungan orang itu dengan orang lain. Tugas-tugas ini secara bersama umumnya diacu sebagai proses manajemen. Manajemen? Penting kah belajar manajemen?  Kita kan anak MIPA… hehehe.(dasar org aneh :-D). Manajemen adalah tindakan yang digerakkan orang secara cermat dengan cara terencana yang bertujuan untuk melaksanakan apa yang telah ditetapkan.

Nagapain repot-repot manajemen? Manajemen dapat memastikan sebuah tim berjalan dengan baik. Orang-orang yang ga paham manajemen sebagai paradigma akan menjadi TROUBLEMAKER dalam sebuah tim. Troublemaker disini maksudnya orang yang ngerjain proker seenak-enak udel, dateng rapat seenaknya, pokoknya intinya dilakukan seenak-enaknya dia-tanpa manajemen. Misalnya ada rapat, terus ada salah seorang tim yang manajemen waktunya buruk, datang rapat telat/ga pernah datang, dia akan jadi troublemaker(misalnya malah bikin teman lainnya jadi ga percaya sama dia dll). Troublemaker lainnya adalah bagi orang yang ngerjain proker seenak2nya. Hal yang diakibatkan oleh  orang kayak gini adalah prokernya berjalan ga maksimal ataupun ga berjalan sama sekali. Nah ini nih yang harus diperhatikan! Medice itu agendanya ada yang bersifat spontan dan terencana (yang terencana itu maksudnya yang istiqomah itu loh, yang uda dibahas sebelumnya). Adanya dua agenda itu membuat kita harus disiplin melaksanakannya. Alasan kedua pentingnya manajemen adalah karena SDM kita terbatas. Penjelasannya gini; kalo medice  punya uang 1 M ( uangnya masih ada batasannya, limit 1M) , punya staf kompeten banyak deh.. nah ga perlu tuh ada manajemen. Tapi di lapangan, kita cuma punya 10 orang staf, dananya cuma 500.000 hayoo, gimana? Kita perlu manajemen nih, supaya dengan 10 orang itu bisa melaksanakan proker sesuai tugasnya masing-masing. Begitupula dengan dananya, dengan uang segitu gimana caranya supaya semua proker tertutupi dananya, atau mungkin uangnya dimenej untuk modal.

Manajemen itu ada 4 alur;

1. Perencanaan

Perencanaan adalah proses penyusunan tujuan dan sasaran organisasi serta work flow (peta kerja) yang memperlihatkan cara pencapaian tujuan dan sasaran organisasi tersebut. Disini akan ada penentuan sasaran dan tujuan dan penyusunan rencana aktivitas untuk tujuan tersebut. Ada beberapa elemen penting dalam perencanaan yaitu;

  1. Penafsiran tujuan dan sasaran yang diteruskan ke bawah.
  2. Pengumpulan gagasan dari staf yang langsung terlibat dana gagasan kita sendiri
  3. Perumusan, penerbitan kebijakan serta prosedur untuk mencapai tujuan
  4. Pemeriksaan program alternatif dan seleksi program kerja yang akan memberikan hasil
  5. Penetapan jadwal dan penyelesaian target sesuai prioritas
  6. Penetapan standar mutu dan parameter keberhasilan
  7. Identifikasi sumber daya yang diperlukan untuk pencapaian tugas: orang, waktu, kapasitas, dan penentuan ketersediaan sumber daya tersebut.

2. Pengorganisasian

Kalo udah nyusun rencana, pengorganisasian jadi hal yang penting nih..Organizing adalah proses penghimpunan sumber daya dengan cara yang paling efektif..elemen pentingnya;

  1. Plot staf sesuai kapasitas dan loyalitas, tempatkan pada tempat yang tepat
  2. Penggambaran tanggung jawab dan wewenang
  3. Sistem komunikasi dan koordinasi
  4. Pemecahan masalah dan konflik
  5. Fasilitas dan kapasitas untuk melaksanakan tugas

3. Pemotivasian

Sejalan dengan perencanaan dan peorganisasian, motivasi juga penting loh..motivasi mencakup pengarahan, pengkomunikasian, dan pemanduan. Ada cerita nih! Pada suatu hari pasangan suami istri sedang menjaga toko buku milik mereka. Sang suami adalah seorang jurnalis sedangkan istrinya hanya seorang ibu rumah tangga biasanya. Ditengah kesibukannya menjaga buku sang suami sering memberi semangat kepada istrinya yang suka menulis untuk terus menulis. Ketika bersama-sama menjaga toko buku, sang suami berkata,” Dik, tulisan mu bagus. Suatu hari, tulisan mu akan terpajang di etalase depan di tempat buku-buku mahal terpajang” Sang istri pun semakin bersemangat menulis… dan akhirnya impian itu terwujud. Tulisan-tulisannya di terbitkan oleh sebuah penerbit terkemuka..dan di sambut baik oleh masyarakat di kota itu.. (so sweet..). orator yang nyeritain cerita itu bilang, sekecil apapun apresiasi kita akan membuat orang lebih bersemangat. Sang istri menjadi penulis terkenal bukan karena perannya sang suami sebagai seorang jurnalis tapi saat menjadi penjaga toko buku.. So jangan lupa apresiasinya untuk orang lain.

4. Pengendalian

Artinya proses pemberian umpan balik dan tindak lanjut perbandingan antara hasil yang dicapai dengan rencana yang telah ditetapkan dan tindakan penyesuaian yang diperlukan apabila terdapat penyimpangan2.

Kemampuan manajerial

  1. Ketrampilan teknis

Kemampuan menggunakan pengetahuan, metode, teknik dan peralatan yang digunakan untuk melaksanakan tugas. Perlu nih.. coz tanggung jawabnya melaksanakan dan mensupervisi suatu pekerjaan tertentu.

  1. Ketrampilan sosial

Kemampuan bekerja sama dengan orang lain, memimpin, memahami dan mendorong orang lain.

  1. Ketrampilan konseptual

Kemampuan mental untuk mengkoordinasikan dan memadukan semua kepentingan dan kegiatan organisasi. Pentingnya apa? Penting ni untuk mengenali bagaimana bermacam-macam faktor dalam suatu keadaan berkaitan satu sama lain, sehingga tindakan yang diambilnya akan ditujukan untuk kepentingan organisasi.

Kepemimpinan

Definisinya adalah suatu aktivitas atau kemampuan mempengaruhi seseorang atau sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu

Sekarang kita bahas apa sih bedanya kepemimpinan dengan manajemen? Yukz

Kepemimpinan Manajemen
Efektifitas, artinya tepat sasaran. Misalnya kita ingin membunuh nyamuk di rumah pake bom nuklir, nah nyamuknya kan mati semua. Efektif kan? Efisien, bahasa nurlinya ngirit (Hehehe). Efisien itu artinya tepat guna. Kalo kasus disamping mengatakan pake bom nuklir, prinsip efisien mengatakan pake obat nyamuk bakar atau ditepuk aja nyamuknya. Efisien kan?
Pengambilan resiko. Ini ni berdasarkan intuisi. –kalo intuisi nurli jelek jadi suka salah ambil keputusan, hehehe. Merencanakan dengan rapi
Dinamis Kertas kerja
Kreativitas Peraturan
Perubahan Pengendalian
Inspirasi, visi Konsistensi

Nah bedanya pemimpin dan manajer apa? Penting nih supaya tau perannya masing-masing.

Pemimpin Manajer
Menjalin hubungan berdasarkan inspirasi dan pengaruh. Menjalin hubungan dengan staf sebatas wewenang dan otoritas.
Ngasih contoh dan teladan yang baik. Menghasilkan produk atau anything lah
Melibatkan visi dan misi Menyelesaikan semua laporan dan proker dengan beres
Orang yang melakukan sesuatu yang benar Orang yang melakukan sesuatu dengan cara yang benar
Mengembangkan Melaksanakan
Menginspirasi Memelihara
Berpandangan jauh kedepan Mengendalikan
Bertanya apa dan kenapa Bertanga bagaimana dan kapan
Berpandangan jauh kedepan Berpandangan jangka pendek
Menentang status quo Menyetujui status quo
Langkah awalnya dengan menetapkan visi Langkah awalnya perencanaan dan menyusun anggaran
Melakukan penyamaan pandangan dari orang-orang yang dipimpinnya mengenai tujuan atau arah yang akan dicapai. Mengembangkan kapasitas untuk merealisasikan rencananya adalah dengan mengoganisir dan menyusun staf

Udah tau kan sekarang. Nah di organisasi itu ada yang namanya pemimpin dan manajer. Ketua umum itu adalah pemimpin sedangkan BPH dan CT adalah manajer nya. Tapi ada sisi-sisi pemimpin juga yang harus diambil oleh seorang manajer asal tidak bertentangan dengan visi serta karakteristik organisasi.

Evil is in detail. Setiap kesalahan itu berada pada yang detail2 nah makanya kita perlu manajer/ orang-orang yang suka mengatur dan memperhatikan yang detail.

Buat pengetahuan aja nih.. ada sumber-sumber kekuasaan yang dimiliki oleh seorang pemimpin;

1. Kekuasan posisi.

Nah, kalo ini diasosiasikan dengan wewenang dan berasal dari posisi yang dimiliki seseorang dalam organisasi.

  • Kekuasaan resmi (legitimate power) adalah kemampuan mempengaruhi orang lain berdasarkan jabatan yang dimiliki.
  • Kekuasaan imbalan (reward power) adalah kemampuan mempengaruhi orang lain berdasarkan imbalan /jasa.
  • Kekuasaan paksaan (coercive power) kemampuan mempengaruhi orang lain berdasarkan rasa takut
  • Kekuasaan informasi (information power) adalah kekuasaan yang datang dari penguasaan informasi yang dibutukan orang lain

2. Kekuasaan pribadi

Kekuasaan pribadi datang dari pemimpin itu sendiri daripada posisi yang dimilikinya.

  • Kekuasaan keahlian (expert power)

Yakni kemampuan mempengaruhi orang lain berdasarkan keahlian atau ketrampilan.

  • Kekuasaan karisma

Adalah kemampuan mempengaruhi orang lain beradsarkan pribadi dan perilaku orang tersebut. Ada 2 macam karisma, yaitu; kekuasaan prinsip, bila karisma tersebut datang dari suatu perilaku yang berorientasi pada kemanusiaan dan kepentingan orang banyak. Satunya lagi, adalah karisma tidak etis, bila kekuasaan tersebut terfokus pada kepentingan sendiri dan tidak memperhatikan suara orang banyak.

  • Kekuasaan reputasi

Yakni kekuasaan yang datang dari reputasi keberhasilan yang menonjol.

Nah kepemimpinan mana yang efektif? Ayo tebak..

Efektifitas adalah kemampuan untuk mencapai hasil dalam jangka pendek dengan cara2 yang menjamin pencapaian hasil yang optimal dalam jangka panjang.

Gaya kepemimpinan

  • Kepemimpinan otokratis

Kekuasaan dan keputusan-keputusan terpusat pada diri sendiri. Pemimpinan memegang wewenag sepenuhnya dan memikul tanggung jawab sendiri. Para bawahan hanya diberi informasi secukupnya untuk melaksanakan tugas-tugas.

  • Kepemimpinan demokratis

Pemimpin mendelegasikan secara luas. Pembuatan keputusan selalu dirundingkan dengan bawahan, sehingga pemimpin dan staf bekerja sebagai tim. Pemimpin memberikan info sebanyak-banyaknya  pada staf tentang tugas dan pekerjaan.

  • Kepemimpinan ’Laissez-faire’

Pemimpin berpartisipasi minimum, staf menentuka sendiri tujuan dan menyelesaikan sendiri masalahnya.

Coba pilih, manakah kepemimpinan yang baik..

Kisi manajerial

Robert R. Blake dan Jane S. Mouton memperkenalkan kisi manajerial yang menggambarkan lima tipe kepemimpinan berdasarkan tingkat kombinasi orientasi kepemimpinan terhadap orang dan tugas, yaitu;

  • Tandus: upaya minimum untuk menyelesaikan pekerjaan yang diperlukan sudah cukup untuk mempertahankan keanggotaan dalam organisasi.
  • Perkumpulan : perhatian mendalam terhadap kebutuhan orang2 untuk memuaskan hubungan mengarah pada suasana organisasi yang bersahabat dan tempokerja yang menyenangkan
  • Tugas : efisiensi operasi dihasilkan dari pengaturan kondisi kerja sedemikian rupa sehingga unsur-unsur manusia hanya tercakup dalam kadar minimum.
  • Jalan tengah : prestasi organisasi yang cukup dimungkinkan melalui penyeimbangan keharusan penyelesaian pekerjaan dan pada saat yang sama mempertahankan moral orang2 pada level yang memuaskan..
  • Tim : penyelesaian kerja berasal dari orang-orang yang merasa terikat (comitted); kesalingtergantungan melalui common stake terhadap tujuan organisasi, mengarah pada hubungan yang berdasarkan saling percaya dan hormat.

Tahapan pembentukan tim

Lanjut yah…

Sekarang ngomongin tahapan pembentukan tim…

Tahapannya  ada 4; Forming, Storming, Norming, Performa.

1. Forming

Ini adalah saat pembentukan. Pembentukan proker, pembentukan struktur pokoke pembentukan lah. Pada masa-masa ini staf masih semangat-semangatnya untuk hadir dipertemuan- pertemuan. Makanya kalo muker atau tim building banyak yang, dateng..selain itu, anggota tim juga berusaha untuk mengenali orang lain, apa yang mereka lakukan dan bagaimana mereka bertindak. Para anggota mungkin akan dipengaruhi dengan harapan dan keinginan bersama dan mereka akan secara tajam, mencoba memahami dengan mendalam bagaimana kepemimpinan kemungkinan besar dijalankan dalam gaya dan karakter yang merupakan tahapan peralihan dari kelompok individu di sebuah tim

2. Storming

Ini fase badai, fase mulai dan terjadinya masalah- demi masalah. Staf mulai jarang dateng, proker ga berjalan de el el. Bang Edwin bercerita, masalah terbesar nya saat storming di BEM masa kepengurusannya adalah ketika 8 BPHnya meminta untuk mengundurkan diri dari kepengurusannya. Ooh.. Beliau mengatakan bahwa masa2 tersebut banyak tantangan dari luar, tapi yang terberat adalah tantangan dari internal. Bisa dibayangkan BPH yang menjadi orang-orang terdekat meninggalkan pemimpinnya. Beliau menekankan kalo orang-orang terdekatnya banyak yang meninggalkan atau mengundurkan diri kaya kasus di atas, berarti ada yang salah dengan pemimpinnya. Tanda tanya besar, pasti ada sebuah kesalahan yang sangat besar yang dilakukan oleh dia. Masa-masa ini pasti ada di sebuah organisasi, tapi harus cepat2 diselesaikan. Kalo ga cepat-cepat diselesaikan, sampe akhir kepengurusan kita akan disibukkan sama storming-storming doang. Kapan sampenya? Supaya fase ini cepat terlewati ada beberapa hal yang harus diperhatikan;

  • Buka topengmu!(kaya lirik peterpan..). Saling memberi tau kelemahan masing-masing supaya gak ada yang illfeel dan bisa saling memahami satu sama lain..
  • Pola komunikasi terbuka. Intinya sih sama kayak yang diatas.. kalo ada masalah, langsung komunikasikan dengan cara yang baik. Misalnya ada masalah antar staf, nah CT menjadi penengah, kalo ada masalah antar CT maka BPH nya yang jadi penengah. Misalnya ada staf yang udah mulai jarang dateng, nah komunikasikan, ajak makan bareng tanya2 masalah dia. Biasanya kalo masalah itu dipendam-pendam  malah jadi bom waktu yang siap meledak. Yang diceritain jangan masalahnya doang tapi solusinya juga.
  • Menjadi pemimpin level 5. Pemimpin kayak gini paling susah dicari. Ciri-ciri pemimpin level 5 adalah;
  1. Rendah hati tidak sombong, meliputi; Sederhana, menghindari pujian yang berlebihan, ga berlebihan, tenang, teguh hati, melihat keluar jendela ketika orang memuji(maksudnya, keberhasilan yang diperoleh merupakan kerja tim dan semua orang yang berkontribusi)
  1. Profesional; dia juga punya ambisi untuk organisasinya, memikirkan generasi selanjutnya agar lebih baik daripada kepemimimpinan yang ia pimpin, menciptakan sesuatu yang luar biasa, bekerja keras, ga menyalahkan oang lain/selalu introspeksi diri.

Pada tahap storming juga, tiap anggota akan memperjuangkan pendapatnya dan menentang pendapat orang lain yang berbeda. Tim terbaik akan memahami konflik tersebut dan secara aktif saling mendengarkan dan mengarah langkah yang disetujui untuk penyelesaian. Tim yang lain mungkin akan bubar kalo saling memepertahankan pendapatnya sendiri-sendiri.

3. Norming

Setelah badai biasanya ada yang namanya fase pembentukan nilai. Pada tahap ini tim mulai bekerja sama. Anggota tim telah menyetujui metode kerja tim secara umum, dan setiap orang biasanya punya keinginan untuk berbagi. Selama tahapan ini, anggota tim sanggup menggabungkan pendapat2 nya demi kebutuhan tim yang lebih utama. Kerjasama dan kolaborasi menggantikan konflik dan ketidak percayaan yang ada pada tahap sebelumnya. Nilai kesolidan mulai terwujud sehingga semua agenda berjalan.

4. Performing

Pada akhirnya tim akan sampe pada tahap akhir yaitu pelaksanaan. Sekarang penekanannya lebih pada pencapaian tujuan tim daripada sistem atau proses kerja. Hubungan yang dibangun memungkinkan para anggota saling membangun loyalitas. Tim akan sanggup melaksanakan tugas yang lebih kompleks dan mengatasi perubahan kerja yang lebih pesat..

Pada akhir kajian ada pesan dari bang Edwin..dimanapun kita berada bayarlah komitmen kita. Katanya, KOMITMEN ITU MAHAL!!! ”Makanya jadi pengurus itu jangan setengah-setengah”..tambah beliau

Bagaimana menanamkan komitmen kita pada orang lain/staf? Yaitu dengan cara memberi tahu dan mengajak untuk mewujudkan mimpi besar kita. Kasi tau visi kita apa, tujuannya apa..

Bagaimanapun nyatuin hati dan pikiran ga semudah ngetik. Yang nyatuin hati itu kan Allah, jadi hubungan kita dengan Allah dijaga juga dan jangan lupa ikhtiarnya. Ganbatte!!

SINERGI..

Tujuan pembentukan tim adalah untuk mewujudkan sinergi. Sinergi itu terjadi kalo dua orang atau lebih menghasilkan lebih banyak secara bersama-sama dibanding penjumlahan apa yang yang dapat mereka hasilkan..

Proses sinergi..

  1. Hubungan saling percaya (Bahasa anak rohisnye; tsiqoh). Proses sinergi baru bisa berjalan kalo dilandasi saling percaya satu sama lain atas itikad baik kedua belah pihak. Tanpa rasa saling percaya kedua belah pihak akan terjebak pada perbedaan yang ada daripada hasil yang ingin dicapai.
  2. Pola pikir menang-menang. Proses sinergi terjadi bila kedua belah pihak selalu berpikir untuk mencapai kepentingan bersama daripada kepentingan masing2.
  3. komunikasi efektif.. berusaha untuk memahami terlebih dahulu kemudian dipahami. Komunikasi akan berjalan dengan baik bila semua pihak berusaha lebih dulu memahami satu sama lain daripada debat mempertahankan pendapat masing2.
  4. menghargai perbedaan. Menghargai perbedaan tidak menyiratkan bahwa seseorang menerima atau setuju dengan pendapat yang ada; melainkan orang tersebut menghormati perbedaan serta memandangnya sebagai peluang belajar.

Kerjasama Fungsional dan peran

Secara mendasar kerja tim dibagi jadi 2. pertama kerja tim yang disebut kerjasama fungsional dan kerjasama peran.

Kerjasama fungsional didasarkan atas unit kerja yang melakukan fungsi yang berbeda dalam suatu organisasi, sehingga siapapun yang terlibat dalam kerjasama ini tidak perlu mempertimbangkan faktor manusianya. Siapapun yang menjadi anggota tim tidak menjadi perhatian serius dalam tim tersebut. Yang ppenting setiap fungsi yang diwakili dengan unit kerja telah mempunyai wakilnya dalam tim tersebut. Jadi, bisa saja yang dalam pertemuan kerjasama fungsional, orang yang menghadiri berubah-ubah. Kontribusi setiap anggota tim lebih pada fungsi unit kerja dimana dia berada. Kehadiran seseorang dalam kerjasama fungsional adalah mewakili unit kerjanya, bukan karena secara individual ia punya kemampuan khusus.

Kerja sama peran berdasarkan pandangan bahwa ” tidak ada manusia sempurna”. Orang membutuhkan kerja sama karena secara individual memiliki kelebihan/kompetensi yang bisa memberikan nilai tambah  bagi orang lain di satu sisi tapi di sisi lain dia juga punya kekurangan yang membutuhkan bantuan orang lain. Itu sebabnya dalam kerjasama peran, keikutsertaan seseorang dalam suatu tim benar-benar didasarkan atas pertimbangan kompetensi yang dimilikinya. Jadi, kita bisa melihat bahwa dalam kerjasama peran setiap anggota tim harus mampu berada dalam posisi memberi (give) bukan meminta (take). Dalam kerjasama peran setiap orang harus benar-benar menyadari dan menerima apa kelebihan dan kekurangan rekan timnya. Hormat dan percaya secara timbal balik pada setiap anggota tim merupakan salah satu kondisi yang tidak bisa ditawar agar kerja sama peran tinggi efektifitasnya.

Daftar pustaka

Introduction to leadership, Dunamis organization services, 2004

Kajian TTLFF, 26-28 Desember 2009, bogor

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s